小心！别让同事“偷走”你的时间

■对每项倡议都进行商业论证
公司经常会陷入“倡议蔓延症”（initiative creep）陷阱，大量看似合理项目不断积累和增加，但其中大多项目虎头蛇尾，有始无终。当盖瑞·古登堡 （Gary Goldberg）在2013年3月成为纽蒙特矿业公司CEO时，该公司有87项倡议尚在进行之中，每项都占用纽蒙特执行领导团队（ELT）中一名或多名高管的时间和精力。
古登堡坚持让高管们对公司正在进行和计划进行的所有项目进行商业论证。在对任何项目投入时间之前，ELT必须认真审查所有商业论证，然后决定是否批准。每个项目的商业论证必须详细说明该项目到底能产生多少经济效益，以及其需要的全部成本，包括占用高管们时间。每项倡议必须有一名高管作为担保人，由其负责进行全程管理，保证该倡议不会超支。
■精简组织
我们发现，一家公司若增添一名管理者，平均会衍生出相当于1.5名全职员工所负担的新工作量；每增添一名副总裁则衍生出2.6名全职员工的工作量。雇用新的管理者或高级管理者，可能还需要接着雇用助理或办公室主任，带来一连串资源消耗会进一步增加工作量和成本。随着工作越积越多，时间也变得更加短缺。
鉴于多数管理者造成的直接和间接成本，改善公司效率的方法之一，就是从高层开始精简机构。2010年加州大学伯克利分校为了解决巨大的财政压力，同年夏天，时任该校校长的罗伯特·柏吉诺（Robert Birgeneau）发起“卓越运营”项目。该项目目的是大幅提高学校所属14所学院和100多个系在人力资源、财政、IT以及行政管理等方面的效率。通过职能标准化和精简工作，以及在这些单位之间分担管理工作，该项目撤掉了数百个管理闲职，为学校节约大量时间。重组和精简机构每年给学校节省1.2亿美元，现在学校运用更少资源，完成更多工作。
■时间投入需要授权
就组织会议人员资格问题，很多公司设限颇多。但关于会议时间、与会人员、哪些人必须出席等具体细节，往往留给较低职位员工决定，结果是：在不经严格审查情况下，开支高昂的会议被安排下来。
我们合作的另一家制造企业管理层仅运用简单两步，就有效控制住低效会议时间。首先，他们将会议规定时间从1小时减到半小时。其次，管理层规定，将与会人数降低至7人及以下。任何超过90分钟会议或与会人数超过7人会议，都要经过会议发起人上级的上级（两级以上领导）批准。这一举措大幅节省公司公共时间预算，相当于200名全职员工在6个月内的工作时间。